NIR-ul (Nota de Intrare si Receptie) este un document justificativ utilizat pentru receptia bunurilor achizitionate si care atesta incarcarea in gestiunea entitatii.
Potrivit OMFP nr. 1.802/2014, detinerea cu orice titlu, de bunuri materiale, precum si efectuarea de operatiuni economice, fara sa fie inregistrate in contabilitate, sunt interzise.
Pentru acest lucru, este necesar sa asiguri cateva lucruri simple cum ar fi :
a) sa receptionezi toate bunurile materiale intrate in entitate si sa le inregistrezi la locurile de depozitare.
b) in situatia unor decalaje intre aprovizionarea si receptia bunurilor care se dovedesc a fi in mod cert in proprietatea entitatii, sa procedezi astfel:
- bunurile sosite fara factura sa le inregistreazi ca intrari in gestiune atat la locul de depozitare, cat si in contabilitate, pe baza receptiei si a documentelor insotitoare;
- bunurile sosite si nereceptionate sa le inregistrezi distinct in contabilitate ca intrare in gestiune.
Astfel, persoana responsabila cu gestionarea si evidenta bunurilor trebuie sa faca receptia fizica a bunurilor astfel intrate si sa noteze rezultatele obtinute. Eventualele diferente in plus sau minus intre cantitatile din documentul de intrare si cele efectiv primite se vor consemna intr-un document justificativ denumit NIR.
Iata mai multe detalii despre documentul in sine.
Nota de receptie si constatare de diferente (NIR) este asa cum spuneam:
- un document pentru receptia bunurilor aprovizionate;
- un document justificativ pentru incarcarea in gestiune;
- un document justificativ de inregistrare in contabilitate.
Cand este obligatorie intocmirea sa?
NIR-ul este un document obligatoriu numai in cazul:
- bunurilor materiale cuprinse intr-o factura sau aviz de insotire a marfii care fac parte din gestiuni diferite;
- bunurilor materiale primite spre prelucrare, in custodie sau in pastrare;
- bunurilor materiale procurate de la persoane fizice;
- bunurilor materiale care sosesc neinsotite de documente de livrare;
- bunurilor materiale care prezinta diferente la receptie;
- marfurilor intrate in gestiunile la care evidenta se tine la pret de vanzare.
In celelalte cazuri intocmirea NIR este optionala.
Chiar daca este doar optionala, intocmirea NIR este recomandata pentru a asigura un mod de lucru unitar dar si pentru informatiile importante pe care le contine.
Ce avantaje ai daca utilizezi NIR-urile?
- evidenta clara a tuturor bunurilor receptionate in gestiune;
- evidenta clara a locului in care au fost depozitate bunurile receptionate;
- evidenta clara a costurilor (transport; manipulare; depozitare) cu bunurile achizitionate;
- document justificativ de inregistrare in contabilitate;
- document justificativ pentru incarcarea in gestiune.
Legislatia prevede ca in cazurile in care nu este obligatorie intocmirea NIR-ului, receptia si incarcarea in gestiune, dup caz, si inregistrarea in contabilitate se fac pe baza documentului de livrare care insoteste transportul (factura, avizul de insotire a marfii etc.).
In cazul in care bunurile materiale sosesc in transe, se intocmeste cate un formular pentru fiecare transa, care se anexeaza apoi la factura sau la avizul de insotire a marfii.
Ce faci daca gasesti diferente intre nota de receptie si situatia faptica?
Pentru situatiile in care se constata diferente la receptie, trebuie sa stabilesti prin proceduri proprii informatiile care trebuie sa fie inscrise in Nota de receptie si constatare de diferente (ex: cantitatea si valoarea constatate plus/minus, persoanele care au facut receptia si alte mentiuni, in functie de necesitati).
Dupa consemnarea corespunzatoare in documente poti sa contactezi furnizorul pentru rezolvarea situatiei :
- fie va proceda la o livrare suplimentara care sa completeze cantitatea lipsa;
- fie va storna pozitiile lipsa de pe factura;
- fie se va intoarce impotriva transportatorului daca informatiile atesta ca lipsurile s-au produs dupa predarea catre acesta.
Daca utilizezi Smart Bill gestiune, la inregistrarea achizitiilor de stocuri ai optiunea de a face receptia si de generare automata a NIR-urilor.
Iata cateva informatii utile care trebuie cuprinse intr-un NIR:
- denumirea unitatii;
- denumirea, numarul si data intocmirii formularului;
- numarul si seria facturii sau a avizului de insotire a marfii receptionate;
- numarul curent/denumirea bunurilor receptionate/unitatea de masura/ cantitatea conform documentelor insotitoare;
- cantitatea receptionata/pretul unitar de achizitie si valoarea;
- numele/prenumele/semnatura celor care fac receptia;
- pretul de achizitie al cantitatii receptionate/ adaosul comercial unitar si total/ pretul de achizitie unitar plus adaosul comercial/valoarea la pret de vanzare (inclusiv TVA) (in functie de tipul gestiunii : cu en gros sau en detail)
De retinut!
Daca datele valorice nu sunt cuprinse in Nota de Receptie si constatare de diferente, atunci aceste informatii trebuie sa se regaseasca in alte documente justificative care stau la baza inregistrarii in contabilitate a valorii bunurilor.
